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Ferramenta de prospecção de clientes: guia completo

O que é uma ferramenta de prospecção de clientes? Quais os benefícios, as principais funcionalidades, e em que difere de um CRM? Leia para saber como este tipo de software pode ajudar a sua equipe de vendas e como escolher o software certo para você.

Ultima atualização día 21 de Julho

Conteúdos :

  1. A gestão de vendas na era digital.
  2. O que é uma ferramenta de prospecção de clientes?
  3. O que deve esperar da sua ferramenta de prospecção de clientes?
  4. As funcionalidades e características de uma ferramenta de prospecção de clientes.
  5. Porquê utilizar uma ferramenta de prospecção de clientes?
  6. Como escolher a ferramenta de prospecção de clientes correta para o seu negócio?
  7. Medir o ROI de uma ferramenta de prospecção de clientes.
  8. Filosofia do noCRM.io.

Ferramenta de prospecção de clientes na era digital

Porque deveriam as empresas investir numa ferramenta de prospecção de clientes? Uma simples planilha Excel não era suficientemente boa até agora? Um separador para contactos, outro separador para empresas, e outro separador para oportunidades de negócio. As coisas costumavam ser tão simples, certo?

Stop excel

Simples, mas não necessariamente muito eficaz. Para acelerar o desenvolvimento do seu negócio, a sua equipe de vendas precisa de gerar cada vez mais novos leads e aumentar o número de interações com cada um deles. Na era digital atual, gerar uma longa lista de prospectos a partir da Internet é mais fácil do que geri-los eficientemente, para isso necessitará das ferramentas certas.

Com um baixo volume de prospects e clientes “frios”, a planilha Excel cumpria os requesitos. Mas se as empresas quiserem crescer rapidamente, gerenciar milhares de contatos e oportunidades pode ser difícil com uma planilha. E à medida que a sua equipe cresce, cresce também a necessidade de um software para centralizar as ações em curso.

É aí que entra a ferramenta de prospecção de clientes. O objectivo deste tipo de ferramenta é simplificar ao máximo o gerenciamento da prospecção e das relações comerciais, facilitar a digitalização dos seus processos comerciais e, em última análise - porque é o principal objetivo, evidentemente - aumentar o seu volume de negócios.

Mas esteja ciente, embora precise de um software, este não pode ser uma ferramenta qualquer, precisa de ser a ferramenta certa. Especialmente se for uma PME com uma equipe de vendas relativamente pequena, precisa de evitar a complexidade e adotar uma ferramenta que simplifique verdadeiramente os seus processos empresariais. Caso contrário, é mais provável que acrescente obstáculos adicionais no caminho da sua equipe de vendas, em vez de libertar o seu tempo para tarefas de valor acrescentado. Softwares altamente complexos e dispendiosos como o Salesforce, SAP, ou Microsoft Dynamics podem ser ótimos para as grandes empresas, mas não são a melhor opção para as pequenas equipes de vendas. Os CEOs ou gestores de muitas organizações que enveredaram por esse caminho reclamam frequentemente do CRM nunca estar atualizado. É também bastante habitual que os vendedores só atualizem o seu CRM imediatamente antes da sua reunião de vendas, tornando-o uma ferramenta de relatório em vez de uma ferramenta de trabalho quotidiano. Mas comecemos pelo princípio.

O que é uma ferramenta de prospecção de clientes?

Definição de ferramenta de prospecção de clientes

Uma ferramenta de prospecção de clientes é uma ferramenta que facilita o trabalho de um representante de vendas simplificando a gestão de tarefas diárias repetitivas: acompanhar o progresso dos negócios em curso, criar novas oportunidades, lembrar o vendedor das próximas ações a serem tomadas (enviar um e-mail, fazer uma chamada telefônica, fazer o seguimento de um prospect, ir a uma reunião com um cliente) ou aceder ao histórico de contatos de um lead.

Uma ferramenta de prospecção de clientes existe sobretudo para permitir que o representante de vendas seja mais eficiente e organizado. Por outro lado, deve também permitir ao gestor de vendas seguir melhor o pipeline de vendas atual e supervisionar a sua equipe.

CRM vs ferramenta de prospecção de clientes: qual a diferença?

Tenha cuidado para não confundir uma ferramenta de prospecção de clientes com um CRM (Customer Relationship Management). Uma ferramenta de prospecção de clientesdestina-se exclusivamente a equipes de vendas, enquanto que um CRM (Customer Relationship Management) tem um âmbito muito mais vasto e inclui suporte, marketing e gestão de clientes. A ferramenta de prospecção de clientes pode ser considerada um software de gestão de prospects ou "pré-CRM" para equipes de vendas. Os leads são gerenciados no software e, quando ganhos, são automaticamente enviados para o CRM. Leia sobre a diferença aqui.

O que deve esperar de uma ferramenta de prospecção de clientes?

Ferramenta de prospecção de clientes: eficiência=simplicidade

O que envolve o trabalho de um representante de vendas? Se trata essencialmente de transformar os prospects em leads e os leads em clientes. Por conseguinte, saber quando dar seguimento, lembrando em que ponto a discussão parou na fase anterior e como levá-los a fechar.

A sua ferramenta de prospecção de clientes não se destina a acrescentar uma camada adicional complexa aos seus processos. Se perder horas introduzindo informações desnecessárias, é porque a ferramenta não satisfaz as suas necessidades. O objectivo principal de um aplicativo de apoio às vendas é precisamente libertar o seu tempo para as tarefas com maior valor acrescentado, aquelas que lhe permitem fechar o negócio.

Como vendedor, quanto mais tempo passar com os seus leads e clientes, mais bem sucedida será a realização das suas metas mês após mês. Não esqueçamos que, como vendedor, os seus bônus são baseados nos seus resultados, e não na quantidade de dados de clientes que introduz no software.

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Uma ferramenta de prospecção de clientes deve facilitar a sua vida quotidiana e, portanto, oferecer características simples que realmente necessita e que pode utilizar facilmente.

Segmentação: distingue os leads “quentes” dos prospects “frios”

A ferramenta de prospecção de clientes deve também permitir aos representantes de vendas segmentar facilmente a sua base de contatos, de modo a que a segmentação permita uma fácil priorização das tarefas. Por um lado, as oportunidades “quentes” podem ser tratadas como uma prioridade; por outro lado, os prospects “frios” podem servir como um grupo de leads quando o número de negócios ativos diminui, ou como uma base de chamadas “frias” para a sua equipe de SDR, que pode então atribuir leads qualificados aos seus gestores de conta.

As principais funcionalidades de uma ferramenta de prospecção de clientes

Existem realmente apenas quatro categorias de características essenciais para qualquer ferramenta de prospecção de clientes:

  1. Gestão de prospects “frios”
  2. Planejamento de atividades de vendas e alertas automáticos
  3. Gestão de funil de vendas
  4. Estatísticas para monitorizar a atividade da equipe de vendas

Listas de prospecção e gestão de prospects frios

A primeira tarefa de um representante de vendas é identificar os potenciais clientes, qualificá-los em leads “mornos”, e transformá-los em oportunidades “quentes” para finalmente fechar o negócio.

Para faze-lo, uma ferramenta de prospecção de clientes deve permitir que um vendedor:

  • Crie facilmente listas de prospecção quer conectando a serviços que geram leads (campanhas publicitárias, formulários online, base de dados de marketing, etc.);
  • Separe facilmente prospects frios dos negocios em curso para permitir ao representante de vendas gerenciar eficazmente as suas prioridades;
  • Transforme um prospect “frio” em uma oportunidade “quente” em um clique.

Por outras palavras, a ferramenta de prospecção de clientes ajuda a separar as águas, gerenciar o seu funil de vendas, e acompanhar a evolução dos seus leads no seu ciclo de vendas.

Gestão de atividades de vendas e alertas

Reminders

É provável que, com quantos mais prospects e leads tiver que lidar, mais fácil será perder de vista os seus negócios em curso.

E é por isso que um bom software deve permitir que nunca se esqueça de dar seguimento e permita criar alertas de forma fácil e inclusive de forma automática, para:

  • Um acompanhamento: por e-mail ou por telefone
  • Um encontro com um lead ou cliente;
  • Qualquer outra ação a ser realizada em uma das suas contas, dependendo da sua organização de vendas.

Para faze-lo, o software deve ser capaz de sincronizar com o seu calendário, quer seja Google, Outlook, ou outro.

Fazer o seguimento dos leads no funil de vendas

pipeline management

Outra funcionalidade importante da ferramenta de prospecção de clientes é o seguimento do seu funil de vendas. Isto permitirá às equipes de vendas trabalhar mais eficientemente no sentido de ganhar negócios e também ter em mente a taxa de conversão dentro do pipeline.

O primeiro passo é personalizar o software para espelhar o seu processo de vendas. O pipeline deve corresponder e ter em conta as diferentes etapas do processo de vendas da sua empresa. Usamos o termo “funil de vendas” porque os seus leads se moverão visualmente da esquerda para a direita, da qualificação do lead até o fechamento do negócio.

Isto permite ver rapidamente o estado de todas os seus leads atuais e concentrar-se ou nos negócios mais susceptíveis de fechar rapidamente ou naqueles que estão apenas no início do processo mas representam as suas receitas futuras.

Monitorizar a atividade da equipe de vendas

Finalmente, uma ferramenta de prospecção de clientes não pode estar completo sem uma estatística ou painel que dê ao gestor uma visão geral do seu desempenho comercial atual, o desempenho dos seus representantes de vendas, e uma previsão dos seus resultados futuros.

É também importante ter uma forma fácil de seguir as atividades dos representantes de vendas: número de chamadas, visitas, e-mails, etc. Isto porque, muitas vezes, é difícil dar aos representantes de vendas medas de vendas claras; em vez disso, funciona melhor dar metas para completar ações (por exemplo, fazer X chamadas por semana). Se um vendedor completar bem as suas atividades de venda, os resultados virão automaticamente. As estatísticas no software irão ajudá-lo a compreender os pontos fortes da sua equipe, bem como as áreas em que não são tão fortes; poderá utilizar esta informação para trabalhar na abordagem dos seus pontos fracos e na melhoria do seu desempenho global.

Porquê utilizar uma ferramenta de prospecção de clientes?

A resposta mais curta possível é poupar tempo e concentrar-se nas tarefas que realmente valem o seu tempo e energia. Para um vendedor, seria: marcação de reuniões com clientes, negociações, prospecção, etc.

Mas a grande questão é como é que isto se traduz na vida quotidiana? Continue lendo para conhecer os principais benefícios da utilização de uma ferramenta de prospecção de clientes:

Aumente a produtividade

Boost productivity

Com a ferramenta certa, não terá de gerenciar a sua lista de prospecção em pedaços de papel, post-its, planilhas Excel, etc. Isto não só lhe poupa tempo como também liberta a sua mente, porque todos seus leads são guardadas num só sítio. Poderá então dedicar esse espaço mental extra às suas tarefas de maior valor acrescentado.

A primeira coisa no trabalho, quando abre o aplicativo, saberá exatamente quais os potenciais clientes que precisa de contactar, dependendo do histórico de conversas com eles. Torna-se mais eficiente.

Centralize os dados e torne o trabalho remoto possível

remote work

Todas as informações sobre os seus contatos (leads e clientes) são armazenadas num único espaço e são facilmente acessíveis por todos os membros da equipe de vendas. Tem acesso a todo o historial da relação com cada contato. Já não arrisca perder informações importantes para fechar um negócio e também não corre o risco de perder informações sobre os clientes quando um representante de vendas sai da empresa.

Além disso, em tempos em que uma pandemia pode forçar o trabalho remoto a virar uma norma, a utilização de software SaaS permite continuar o seu negócio tão eficientemente como antes.

Prospecção em viagem com um aplicativo celular

Uma das outras vantagens na centralização de dados e da utilização de um software SaaS é a capacidade de trabalhar a partir do seu celular - mas certifique-se de que a solução que escolhe tem um aplicativo celular disponível. Nem todos os representantes de vendas estão sempre ativos e é muito importante ser capaz de rapidamente fazer o balanço de uma reunião à saída sem ter de esperar até ao final do dia e regressar ao escritório. Por exemplo, o noCRM.io oferece a digitalização de cartões de visita e reconhecimento vocal no seu aplicativo celular, o que ajuda a poupar tempo valioso.

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Encoraje o trabalho em equipe

teamwork

A partilha de informação permite que todos evitem se pisar. Os representantes de vendas sabem exatamente quem esteve em contato com que leads, o que foi dito, e quando aconteceram as conversas. A utilização de um software comum permite colaborar eficazmente com outros representantes de vendas numa conta. No caso da chegada de um novo representante de vendas, facilita a sua incorporação ao ter acesso a todo o histórico de contatos com cada lead e garante que estará operacional mais rapidamente.

Gerar leads

Uma ferramenta de prospecção de clientes não se destina a identificar novos leads. Não é uma máquina que gera contatos. Contudo, permite importar listas ou construir listas de prospecção, conseguidas em feiras comerciais ou gerados na Internet, para os qualificar. Uma vez correctamente qualificado, um prospect “frio” pode ser transformado em lead “quente”.

Qualificar leads

Demasiadas vezes um negócio falha porque o lead não estava devidamente qualificado no início. A qualificação de leads “frios” é uma parte essencial da prospecção que o impedirá de perder o seu tempo em negócios que nunca tiveram qualquer hipótese de serem fechados. Uma ferramenta de prospecção de clientes permite recolher facilmente informações sobre um prospecto, dar prioridade aos seguimentos, e acompanhar a sua evolução ao longo do tempo.

Para facilitar a sua vida, o noCRM.io criou um formulário de qualificação gratuito e personalizável que permite fazer as perguntas certas e recolher todas as informações relevantes de que necessita durante uma chamada de prospecção. Uma vez terminada a chamada, envia todas as informações recolhidas para o seu software de prospecção e saberá exatamente o nível de qualificação do seu lead. Não há necessidade de perder horas na introdução de dados! É uma ferramenta gratuita que funciona com todos os programas informáticos e CRM existentes no mercado.

Encurtar os ciclos de vendas

Com uma ferramenta de prospecção de clientes, os seus processos são melhor oleados; sabe sempre qual é o próximo passo no ciclo de vendas, nunca se esquece de dar seguimento a um lead e chega sempre preparado para uma reunião.

Isto fará com que poupe tempo e melhorará a qualidade das suas conversas com os seus potenciais clientes, encurtando naturalmente o seu ciclo de vendas. Além disso, a ferramenta de prospecção de clientes permite manter o seu funil de vendas limpo, identificando facilmente os negócios que não estão avançando e tomar a decisão de continuar ou não com eles.

Melhor experiência para os prospects

Como já vimos, pode qualificar melhor os seus contatos com a ferramenta de prospecção de clientes. Tem também acesso a mais informações sobre os seus prospects. Finalmente, pode acompanhar mais facilmente as suas oportunidades graças a alertas e notificações.

Como resultado, os seus prospects têm uma experiência muito melhor com a sua empresa durante a fase de vendas, o que aumenta automaticamente as suas hipóteses de ganhar cada negócio. A nível pessoal, se um vendedor não seguir um lead quando se tiver mostrado disposto a comprar o seu produto ou serviço, o lead é susceptível de pensar que a sua empresa está mal organizada e ficar com uma impressão ruim.

Meça e otimize o seu desempenho empresarial

saleswoman

Com a ferramenta de prospecção de clientes, os gestores de vendas podem facilmente acompanhar a atividade de cada representante de vendas (chamadas efetuadas, e-mails enviados, compromissos agendados, etc.). É fácil estabelecer metas para cada representante de vendas e acompanhar o número de leads e negócios ganhos.

Com estes dados, é possível prever melhor as suas vendas e antecipar melhor os períodos mais parados. Pode também identificar quem na sua equipe de vendas tem um bom desempenho em quê, e tentar melhorar as capacidades de vendas dos colaboradores menos rentáveis.

Como escolher a ferramenta de prospecção de clientes correta?

Até agora, explicamos exatamente o que é uma ferramenta de prospecção de clientes, quais são as suas características-chave e porque é que, como vendedor, precisa dela. Mas como escolher o software que melhor se adapta às suas necessidades?

Qual é o seu objetivo?

goals

Esta é obviamente a questão mais importante, juntamente com o orçamento. Pretende equipar a sua equipe de vendas com um software que simplifique o processamento de leads e a gestão de negócios, poupando tempo à sua equipe e aumentando a eficiência nas tarefas diárias? Uma ferramenta de prospecção de clientes SaaS, facilmente personalizável e com funcionalidades essenciais robustas e bem concebidas, deverá ser adequada. É com esta filosofia que o noCRM.io foi desenvolvido.

Ou, por outro lado, precisa de uma ferramenta mais complexa e adaptada porque o seu negócio, os seus processos, e o seu ecossistema informático o exigem? Quer uma ferramenta que integre todos os colaboradores e processos internos do seu negócio? Então, sim, pode preferir ferramentas como Salesforce ou Microsoft Dynamics ou mesmo um ERP.

No entanto, quanto mais complexas ou ferramentas, mais desenvolvimento específico necessitará, e maior será o risco de falhas. Portanto, para qualquer grande CRM ou ERP, necessitará de uma agência para integrar a ferramenta, e serão necessárias muitas formações.

Se o foco inicial for o lado empresarial, então faz mais sentido começar primeiro com uma simples ferramenta SaaS. As empresas podem mudar para um sistema mais complexo mais tarde, quando desejarem expandir e tiverem adquirido experiência para compreender melhor as suas necessidades.

Além disso, nunca confunda que mais características significam uma melhor experiência para o utilizador. De que serve ter uma solução integrada poderosa se é demasiado complexa para o utilizador final?

Se as suas necessidades são standard, então não há necessidade de implementar um software demasiado complexo. Os custos e riscos não são os mesmos.

Qual é o seu orçamento?

A eterna questão que é frequentemente discutida nas reuniões da administração: qual é o orçamento certo? O que lhe permitirá satisfazer as suas necessidades sem se preocupar com dinheiro.

Implementar uma solução padrão da indústria como Salesforce, Microsoft Dynamics, ou Sugar CRM pode parecer tranquilizador à primeira vista. Mas o excesso de funcionalidades que oferecem e que não precisa, pode acabar por frustrar a sua equipe de vendas. Como são demasiado complicados para usar a maior parte do tempo, os vendedores ficam cansados e simplesmente deixam de usar estes sistemas.

Terá gasto uma fortuna num brinquedo que ninguém conhece ou quer utilizar. Pior, poderia custar mais tempo do que se tivesse optado pelo status quo. Muitas soluções leves e eficientes de ferramenta de prospecção de clientes custam menos de 150R$ por usuário e por mês, sem compromisso e com um período de teste gratuito. Aproveite esta oportunidade para testar diretamente.

Qual é o tamanho da sua empresa e da sua equipe de vendas?

Esta pergunta costuma estar colada com a pergunta anterior. Quanto mais simples for a estrutura da sua equipe de vendas, mais simples e mais eficiente será o software que implementar. Uma solução simples de gestão de leads permitirá facilmente o trabalho de equipes de até 20 vendedores. Para equipes com entre 20 e 50 pessoas, haverá definitivamente necessidade de integração com outro software utilizado na empresa. Portanto, lembre-se de verificar se a solução tem uma API ou se já está ligada às ferramentas que utiliza diretamente ou através do Zapier. Se tiver uma equipe de vendas de 100 pessoas ou mais, deverá passar para uma das grandes soluções do mercado e atribuir um orçamento real para a personalização e integração.

Qual é o conhecimento digital da sua equipe de vendas?

A implementação de novo software é muitas vezes uma grande mudança numa empresa. Se a sua equipe de vendas não se sentir confortável com a tecnologia ou se tiver medo de não saber como utilizar corretamente o software, então a mudança tecnológica pode fazer com que a equipe de vendas deixe de funcionar.

Por isso é importante ter em conta as suas capacidades digitais antes de escolher a ferramenta. Quanto mais fácil for a utilização do software, mais ele será utilizado. É como uma calculadora; se estiver cansado de fazer os seus cálculos numa folha de papel, compra uma calculadora. Mas se só precisa de adicionar e subtrair, então porquê comprar uma calculadora científica com funções avançadas? Que é mais cara, menos fácil de usar e causa mais problemas do que soluções. O mesmo se aplica à ferramenta de prospecção de clientes.

Por outro lado, não tenha medo de implementar softwares porque a sua equipe não está habituada a utilizar soluções digitais. Se o software for simples e ajudar os vendedores a fazer o seu trabalho diariamente, em breve o adoptarão.

Medição do ROI (retorno sobre o investimento) da ferramenta de prospecção de clientes

ROI

O valor de uma ferramenta de prospecção de clientes não é medido pelo número de funcionalidades que oferece, mas mais pelo seu ROI. Se custa mais do que rende, fez a escolha errada. A ferramenta de prospecção de clientes precisa se adequar bem aos seus objetivos comerciais para obter o máximo ROI. Em geral, uma simples ferramenta de prospecção de clientes custa muito pouco em comparação com o que é suposto trazer em termos de receitas.

Com o noCRM.io, detetamos que os clientes que implementaram o nosso software aumentaram a sua taxa de fechamento em 25%. Que aumenta até 80% para as empresas que tiveram de gerir um grande número de leads e onde anteriormente estavam equipadas com um caderno e uma planilha. Para uma boa aproximação do valor máximo que deve pagar por uma ferramenta de prospecção de clientes, calcule 15% dos seus novos negócio por mês.

O nosso ponto de vista - filosofia do noCRM.io

Quando se trata de vendas, procure um software que a sua equipe de vendas usará. Não quer que a sua equipe de vendas altere o seu processo de vendas, quer uma ferramenta que se adapte ao seu processo de vendas e o torne mais eficiente. Vender não é ordenar dados, vender é seguir o prospect certo no momento certo com a informação certa. Pensamos que o mais importante é nunca perder o acompanhamento, para ter a certeza de que um lead qualificado não é perdido.

É com base nesta filosofia que construímos o noCRM.io a nossa ferramenta de prospecção de clientes: é fácil de implementar para maximizar a utilização. Tem um acompanhamento sobre cada lead para aumentar a taxa de fechamento. Vem com grandes funcionalidades e estatísticas para o gestor poder ajudar a sua equipe a tornar-se ainda melhor.

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