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Logiciel de Prospection Commerciale : le guide complet.

Qu'est-ce qu'un logiciel des prospection commerciale ? Quels en sont les avantages et principales caractéristiques. Est-ce diffèrent d'un CRM ? Voici un guide pour comprendre comment cet outil de prospection rendra votre équipe commerciale plus efficace.

Sommaire :

  1. Les outils de prospection à l’ère du digital
  2. Qu’est-ce qu’un logiciel de prospection commerciale?
  3. Que doit-on attendre d’un logiciel de prospection commerciale?
  4. Les fonctionnalités d’un logiciel de prospection commerciale
  5. Pourquoi utiliser un logiciel de prospection commerciale?
  6. Comment choisir le bon logiciel de prospection commerciale?
  7. Le ROI des logiciels de prospection commerciale
  8. La philosophie de noCRM.io

Les logiciels de prospection à l’ère du digital

Pourquoi vous équiper d’un logiciel de prospection commerciale aujourd’hui ? Est-ce qu’un simple cahier ou" fichier Excel ne suffisent pas ? Un onglet pour les contacts, un onglet pour les entreprises et un onglet pour les opportunités. Les choses semblent si simples.

digitaliser sa prospection

Simples, mais pas forcément très efficaces. Pour accélérer votre développement commercial, vous devez générer de plus en plus de nouveaux prospects et multiplier les contacts avec chacun d’entre eux. À l’ère du digital, générer des contacts sur Internet est simple, les gérer efficacement est une autre paire de manches et vous avez besoin de vous outiller avec un bon logiciel de gestion de prospect.

Avec un faible volume de prospects et clients, un fichier Excel faisait encore l’affaire, mais si vous souhaitez grandir, gérer et relancer efficacement vos contacts et opportunités cette solution atteint ses limites. Par ailleurs, plus votre équipe s’agrandit, plus le besoin d'un logiciel pour centraliser les actions en cours se fait sentir.

C’est là que le logiciel de prospection commerciale entre en scène. L'objectif de ce type d'application est de simplifier au maximum la gestion de la prospection et de la relation commerciale, de faciliter la digitalisation de vos processus commerciaux pour in fine – car c’est bien le but – augmenter votre chiffre d’affaires.

Mais attention : vous avez besoin d’un logiciel, mais pas de n’importe lequel. En particulier si vous êtes une TPE ou une PME avec une voir deux équipes commerciales, il vous faut éviter la complexité et adopter un outil qui simplifie réellement la vie de vos commerciaux. Sans cela, vous risquez davantage de mettre des bâtons dans les roues de votre équipe commerciale que de lui libérer du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée. Les logiciels ultra complexes et dispendieux comme Salesforce, SAP ou Microsoft Dynamics ont tout à fait leur place dans des grandes entreprises, mais ils sont loin d’être la meilleure option pour équiper de petites équipes commerciales. Combien de fois n'ai-je entendu des chefs d'entreprises se plaindre que leur CRM ne soit pas à jour ? Il est aussi malheureusement courant que les commerciaux ne mettent à jour leur CRM que juste avant leur réunion commerciale transformant ainsi ce logiciel en simple outil de reporting et non pas en outil de travail au quotidien. Mais commençons par le commencement.

Qu’est-ce qu’un logiciel de prospection commerciale?

Définition d'un logiciel de prospection commerciale

Un logiciel de prospection commerciale est un outil qui facilite le travail du commercial en simplifiant la gestion des tâches répétitives du quotidien : suivi des affaires en cours, création de nouvelles opportunités, rappel des prochaines actions à mener (envoyer un email, passer un coup de téléphone, relancer un prospect, se rendre à un rendez-vous client) ou encore accès à l’historique des échanges avec un prospect.

Un logiciel de prospection est avant tout là pour d’une part ** permettre au commercial d'être plus efficace** et donc de mieux s'organiser, et d’autre part au manager de mieux suivre les affaires en cours et encadrer ses équipes.

CRM / logiciel de prospection commerciale : quelle différence ?

Il faut faire attention à ne pas confondre le logiciel de prospection commerciale qui s’adresse exclusivement à l’équipe commerciale avec un CRM (Customer Relationship Management, GRC en français) qui a un périmètre beaucoup plus large et intègre le support, le marketing, la gestion client et même l'administratif. Le logiciel de prospection commerciale peut être vu comme un outil de Gestion de la Relation Prospects ou un pre-CRM. Il permet de gérer les prospects qui sont éventuellement envoyés automatiquement lorsqu'une affaire est gagnée vers le CRM de l'entreprise.

Que doit-on attendre d’un logiciel de prospection commerciale?

Logicel de prospection : efficacité = simplicité

En quoi consiste le métier de commercial ? Il s’agit essentiellement de transformer des prospects en clients et donc de savoir quand les relancer, où s’était arrêtée la discussion à l’étape précédente et comment les faire avancer vers le closing.

Votre logiciel de prospection n’a pas vocation à ajouter une couche de complexité supplémentaire à vos processus. Au contraire. Si vous perdez des heures en saisie d’information inutile, c’est que l’outil ne répond pas à vos besoins. L’objectif numéro 1 d’une application d’aide à la vente est précisément de vous libérer du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée, celles qui vous permettent de gagner le deal.

En tant que commercial, plus vous passez de temps avec vos prospects et clients, plus vous aurez de chances de conclure et plus vous pourrez atteindre, mois après mois, vos objectifs. N’oublions pas qu’un commercial est avant tout incentivé sur ses résultats, pas sur la qualité des informations qu'il a renseigné dans une application de gestion.

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Un logiciel de prospection doit être en mesure de faciliter votre quotidien et donc de proposer des fonctionnalités simples dont vous avez vraiment besoin et que vous pouvez utiliser facilement.

Segmentation : distinguer les leads chauds des prospects froids

Une application de prospection doit également permettre de segmenter facilement votre base de contacts : d’un côté les opportunités et prospects chauds à traiter en priorité ; de l’autre, les prospects froids. Les prospects froids servent soit de réservoir de leads lorsque que le nombre d’affaires en cours diminue, soit de base de travail quotidien pour les équipes de cold calling si vos équipes sont structurées en "chasseurs" d'un côté et "closeurs".

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de prospection commerciale

Il n’existe véritablement que quatre catégories de fonctionnalités indispensables à toute application de prospection commerciale :

  1. La gestion des prospects froids
  2. Le suivi des relances et des actions commerciales
  3. Le suivi du pipeline
  4. Des statistiques pour suivre l’activité de l’équipe commerciale

Listes de prospection et gestion des prospects froids

Le premier travail d’un commercial, c’est d’identifier des prospects, de les qualifier et, si cela a un sens, de les transformer en opportunités chaudes, lesquelles vont ensuite suivre chaque étape du processus commercial.

Pour cela, un logiciel de prospection doit permettre de :

  • Créer facilement des listes de prospects que ce soit par import de simples fichiers Excel ou par connexion à des services qui génèrent des leads (publicité, formulaire en ligne, base marketing)
  • Séparer clairement les prospects froids des affaires en cours pour permettre au commercial de gérer efficacement ses priorités
  • Transformer en un clic un prospect qui devient chaud en opportunité

En d’autres termes, un logiciel de prospection vous aide à séparer le bon grain de l’ivraie, à gérer votre entonnoir de ventes et à suivre l’évolution de vos leads dans votre cycle de vente.

Gestion des relances commerciales, rappels et notifications

alertes et calendrier

Plus vous traitez de leads et d’opportunités, plus il est simple de perdre le fil de vos affaires en cours.

C’est pourquoi, un bon logiciel de suivi commercial doit vous permettre de ne jamais oublier une relance et créer facilement, voire automatiquement, des rappels pour :

  • Vos relances commerciales par email ou par téléphone
  • Vos rendez-vous avec des prospects et des clients
  • Toute autre action à mener sur l’un de vos comptes spécifique à votre organisation commerciale

Il faut donc impérativement que le logiciel commercial puisse se synchroniser avec votre agenda quel qu’il soit : Google, Outlook, iCal, etc.

Suivi du pipeline commercial

Pipeline commercial

Autre fonctionnalité majeure d’un logiciel de prospection : le suivi de votre pipeline. Vendre, ce n’est pas ranger des données précisément. Vendre, c’est suivre une série d’étapes qui vont vous permettre de conclure votre deal.

La première étape consiste à pouvoir personnaliser simplement l’outil pour qu'il retranscrive votre processus commercial. Les étapes du pipeline doivent donc correspondre à vos étapes commerciales. Le logiciel doit refléter la réalité que vous vivez en tant que commercial : l’outil s’adapte à vous, et non l’inverse. On parle de pipeline car vos opportunités vont visuellement avancer de la gauche vers la droite, de la qualification de l’opportunité au closing.

Une représentation en pipeline vous permet de voir en un clin d’œil le statut de toutes vos opportunités en cours et de vous concentrer, selon l’urgence du moment, soit sur les deals les plus à même d’être conclus rapidement, soit sur ceux qui n’en sont qu’au début du processus mais représentent vos revenus futurs.

Suivre l’activité de l’équipe commerciale

Enfin, un logiciel de prospection commerciale ne peut être complet sans un minimum de statistiques ou de tableaux de bord donnant au manager une vision de son business à l'instant t, de la performance de ses commerciaux et des résultats à venir.

En particulier, il est important d’avoir une vision de l’activité de vos commerciaux et des actions commerciales qu’ils réalisent : nombre d’appels, de visites, d’e-mails, etc. En effet, plutôt que de donner aux commerciaux des objectifs purement de chiffre d’affaires, il est souvent plus efficace de leur donner aussi des objectifs d’actions à accomplir . Si un commercial fait bien son travail, le nombre d'appels attendus, le nombre de visites attendues, de devis, le résultat suivra naturellement.

Pourquoi utiliser un logiciel de prospection commerciale?

Réponse courte : pour gagner du temps et vous concentrer sur les tâches qui valent vraiment la peine qu’on y consacre de l’énergie : prospection à froid, rendez-vous clients, négociations...

Mais concrètement, comme cela se traduit-il dans le quotidien ? Voici ce que vous pouvez attendre d'un logiciel de prospection :

Gagner en productivité

Boostez votre efficacité

Le matin, en ouvrant l’application, vous savez exactement quels sont les prospects que vous devez relancer et quel est l’historique des échanges que vous avez eu avec eux.

Avec le bon outil, plus besoin de gérer votre prospection avec des notes sur papier, des post-its, des tableurs Excel. Cela vous fait non seulement gagner du temps, mais vous libère également l’esprit. Vous pouvez ensuite consacrer cet espace mental supplémentaire à vos tâches à plus forte valeur ajoutée, en leur consacrant le temps et l’énergie nécessaires. Vous devenez plus performant.

Centraliser les données et pouvoir travailler à distance

prospection en télétravail

Toutes les informations sur vos contacts (prospects comme clients) sont stockées à un seul endroit et accessibles facilement par tous. Vous avez ainsi accès à tout l’historique des relations avec chaque contact , vous ne risquez plus de passer à côté d’une information importante pour gagner un deal et vous ne perdez pas d’information lorsqu’un commercial quitte votre entreprise. Si un commercial quitte votre entreprise vous ne perdez pas la main sur ses clients et son business en cours.

Par ailleurs en période de pandémie où le télétravail devient la règle, utiliser un logiciel en SaaS vous permet de continuer votre activité aussi efficacement.

Prospecter en mobilité avec une application mobile

Un des autres avantages à la centralisation des données et à l’utilisation d’un logiciel SaaS est de pouvoir travailler en mobilité – vérifiez cependant que la solution que vous choisissez possède bien une application mobile. Les commerciaux ne sont pas tous des sédentaires et il est très important de pouvoir rapidement débriefer un rendez-vous à sa sortie sans attendre la fin de journée et le retour au bureau. noCRM.io propose par exemple dans son application mobile des fonctionnalités de scan de cartes de visite et de debrief vocal qui permet de gagner un temps précieux.

Fournir à votre équipe de vente le meilleur outil pour suivre ses affaires en cours

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Favoriser le travail en équipe

travailler en équipe

Partager les informations via un outil central permet à chacun de ne pas marcher sur les platebandes des autres. On sait précisément qui a été en contact avec quels prospects, ce qu’ils se sont dit et quand ont eu lieu les échanges. On ne pique donc pas facilement les leads chauds du collègue. Bien évidemment l'outil doit permettre de paramétrer facilement les règles de partage et de confidentialité. Utiliser un logiciel commun permet par ailleurs de collaborer efficacement sur une affaire en cours ou d'interpeller facilement son manager pour avoir son avis et ses conseils. Enfin, le jour où un nouveau commercial arrive, cela facilite énormément son intégration et le rend opérationnel plus rapidement.

Générer des leads

Un logiciel de prospection n’a pas vocation à identifier de nouveaux leads. Ce n’est pas un outil de scrapping et il n’est pas fourni avec une base de contacts : c’est un outil qu’il faut alimenter. Il vous permet néanmoins d’importer des bases de prospects ou de constituer des listes de contacts rencontrés à des salons ou bien générés sur Internet, de les trier et de les classer selon leur niveau de qualification.

De simples contacts, vous générez donc de vrais leads qualifiés que vous pourrez attaquer par ordre de priorité.

Qualifier des leads

Trop souvent une affaire échoue car le lead n’a pas été correctement qualifié au début. La qualification des prospects froids est un élément essentiel de la prospection qui vous évitera de perdre votre temps sur des affaires qui n’avaient dès le début aucune chance d’aboutir. C’est aussi ce qui vous permettra de prioriser vos rappels. Un logiciel de prospection vous permet de collecter facilement des informations sur un prospect puis de suivre son évolution dans le temps

Pour vous simplifier encore plus la vie, noCRM a créé un script d’appel téléphonique gratuit et configurable (qui prend la forme d’un petit formulaire à remplir en direct lors de vos appels de prospection). Une fois l’appel terminé, vous envoyez toutes les informations ainsi collectées dans votre logiciel de prospection quel qu'il soit et vous connaissez avec précision le niveau de qualification de votre lead. Grâce à cela vous ne vous apercevrez plus 3 mois après le début d'une affaire que vous parlez en fait à un stagiaire ! C'est un outil gratuit qui fonctionne avec tous les logiciels et CRM du marché.

Raccourcir les cycles de vente

Avec un logiciel de prospection, vos processus sont mieux huilés : vous savez toujours quelle est l’étape suivante du cycle de vente, vous n’oubliez jamais de relancer un lead et vous arrivez toujours prêt à un rendez-vous.

Cela vous fait gagner du temps et améliore la qualité de vos échanges avec vos prospects. In fine, vous raccourcissez ainsi naturellement vos cycles de vente. Le logiciel vous permet par ailleurs d’identifier facilement les leads qui n’avancent pas et de prendre la décision de continuer à les relancer ou de passer à autre chose.

Une meilleure expérience pour les prospects

Comme on l’a vu, vous qualifiez mieux vos leads avec un logiciel de prospection. Vous avez également accès à plus d’informations sur vos prospects. Enfin, vous suivez plus facilement vos opportunités grâce aux rappels et à la conservation de l'historique des échanges.

La conséquence ? Vos prospects ont une bien meilleure expérience avec votre entreprise lors de la phase de vente, ils sont rassurés par le sérieux du suivi ce qui augmente mécaniquement vos chances de gagner le deal. D'un point de vue personnel j'ai déjà éliminé d'un processus de sélection des entreprises qui ne revenaient pas vers moi dans les délais alors que j'étais clairement dans un processus d'achat.

Mesurer et optimiser vos performances commerciales

visibilité sur l'activité

Un outil de prospection commerciale permet également au manager de suivre facilement l’activité de chaque commercial (appels passés, emails envoyés, rendez-vous pris, etc.). Il est simple de vérifier l'atteinte des objectifs par chaque membre de l’équipe ainsi que de suivre l'avancement de ses opportunités et le détail de ses deals gagnés ou perdus.

Avec ces données, vous pouvez donc mieux prévoir vos ventes et mieux anticiper les périodes de tension. Vous pouvez identifier ceux qui parmi votre équipe performent le mieux et vous en servir pour aider sur des points précis ceux qui ont plus de difficultés.

Comment choisir le bon logiciel de prospection commerciale?

Jusqu'ici nous avons vu ce qu’était exactement un logiciel de prospection, quelles en étaient les fonctionnalités clés et pourquoi vous en aviez besoin en tant que commercial. Mais comment choisir l’outil qui répondra le mieux à vos besoins ?

Quels sont vos besoins?

Comprendre son objectif

C’est évidemment la question la plus importante avec celle du budget. Cherchez-vous à équiper votre équipe commerciale ou au contraire à déployer un système d’information sur toute votre entreprise ?

Est-ce que vous souhaitez simplifier le traitement des leads et le suivi des opportunités pour gagner en efficacité et être plus performants sur les tâches quotidiennes de prospection ? Dans ce cas un logiciel en SaaS de prospection facilement paramétrable et avec les fonctionnalités essentielles solides et bien conçues devrait répondre à votre besoin. C’est avec cette philosophie que noCRM.io a été développé.

Ou bien avez-vous absolument besoin d’un outil plus complexe et plus sur mesure car votre activité, vos processus et votre écosystème IT l’exigent ? Souhaitez-vous un outil qui intègre toute la chaîne en partant du marketing automation pour finir à la facturation, en passant par la gestion des stocks et le support clientèle ? Dans ce cas, effectivement, préférez des outils comme Salesforce, Microsoft Dynamics ou même un ERP.

Sachez, cependant, que plus vous irez vers des outils complexes ou sur-mesure, plus vous aurez besoin de de développements spécifiques et plus les risques d'échec seront élevés. Vous aurez nécessairement besoin d’un intégrateur ou d'un gros effort de l'équipe informatique interne et la facture finale pourra être très élevée.

Si le focus de départ est la partie commerciale, alors commencer par implémenter un outil SaaS simple a plus de sens. Il ne faut pas avoir peur de devoir changer dans un second temps pour un système plus complexe quand vous atteindrez les limites de votre première solution et que vous aurez gagné en expérience sur la compréhension de vos besoins. Il est en général possible de choisir des abonnements mensuels sans engagement ce qui facilite toute transition future.

Par ailleurs n’oubliez jamais que fonctionnalité ne rime pas avec usage. À quoi sert d’avoir une solution intégrée ultra puissante si elle est tout compte fait trop complexe pour l’utilisateur final.

Si vos besoins sont standards donc, pas besoin de mettre en place un logiciel trop complexe. Les coûts et les risques ne sont pas les mêmes.

Quel est votre budget?

La question qui fâche. Mais la vraie question serait plutôt : quel est le bon budget ? Quel est le budget juste ? Celui qui vous permettra de répondre à vos besoins sans vous ruiner. De façon générale sur le marché, les prix varient entre 10€ et 150€ par utilisateur et par mois.

Vous équiper d’une solution applicative mondialement connue de type Salesforce, Microsoft Dynamics ou bien Sugar CRM peut paraître rassurant de prime abord. Mais la pléthore de fonctionnalités qu’ils proposent et dont vous n’avez pas besoin risque de frustrer votre équipe commerciale. Trop compliqués à utiliser le plus souvent, les commerciaux finissent par en avoir assez et arrêtent tout simplement d’utiliser ces CRM ou ne les remplissent que juste avant leur réunion commerciale. Ils deviennent uniquement des outils de reporting.

Vous aurez alors dépensé une fortune pour une solution que personne ne sait ni ne souhaite utiliser. Pire, cela pourrait vous faire perdre plus de temps que si vous aviez opté pour le statu quo. Beaucoup de solutions SaaS légères et efficaces coûtent moins de 30€ / utilisateur et par mois sans engagement et offrent un test gratuit. Profitez-en pour tester directement la solution plutôt que de l'étudier au travers d'une grille de fonctionnalités.

Quelle est la taille de votre entreprise et de votre équipe commerciale?

Cette question va généralement de pair avec la précédente. Plus votre équipe commerciale est resserrée, plus le logiciel que vous mettez en place doit être simple et efficace. Pas le temps, en effet, de passer de longues heures à se former en ligne ; pas le budget pour un intégrateur ; pas d'envie d'ajouter de la complexité à la complexité. Une solution simple de prospection commerciale fera tout à fait l'affaire pour les équipes jusqu’à 20 commerciaux ; entre 20 et 50, une solution simple fera toujours l’affaire mais il y aura certainement besoin d’intégrations avec les autres logiciels de l’entreprise. Pensez donc à vérifier que la solution dispose d’une API ou est déjà connectée aux outils que vous utilisez. Entre 50 et 100 commerciaux le choix est plus complexe et au delà de 100 personnes, plus de doute, il faut passer à l’une des grosses solutions du marché et prévoir un réel budget d’adaptation.

Quel est le niveau digital de votre équipe commerciale?

Mettre en place un nouveau logiciel, c’est souvent un grand changement dans l’entreprise. Si vos commerciaux ne sont pas à l’aise avec la technologie, s’ils ont peur de ne pas savoir bien utiliser le logiciel, de perdre du temps et donc des opportunités, ils freineront des quatre fers.

D’où l’importance de prendre en compte leurs compétences digitales avant de choisir l’outil. Plus le logiciel sera simple à utiliser, plus - tout bêtement - il sera utilisé. C’est comme pour une calculatrice: si vous en avez assez de faire vos calculs avec un stylo et une feuille de papier, vous achetez une calculatrice. Mais si vous n’avez besoin de faire que des additions et des multiplications, pourquoi en acheter une avec des fonctions avancées complexes ? Plus chère, moins facile à utiliser, source de problèmes plus que de solution. Pour un logiciel de prospection, c’est exactement la même chose.

Par contre n’ayez pas peur de déployer un logiciel car votre équipe serait trop « old school », si le logiciel est simple et s’il aide les commerciaux au quotidien, ils l’utiliseront.

Le R.O.I. d'un logiciel de prospection commerciale

ROI Zen

La valeur d’un logiciel de prospection ne se mesure pas au nombre de fonctionnalités qu’il propose, mais plus simplement à son R.O.I. S’il vous coûte plus cher qu’il ne vous rapporte, vous n’avez pas fait le bon choix. De façon générale, les logiciels coûtent très peu par rapport à ce qu’ils sont censé vous rapporter … s’ils sont utilisés.

Chez noCRM.io, nous avons observé que les clients ayant implémenté notre logiciel augmentaient leur taux de closing de 25% avec des pics jusqu'à 80% pour des entreprises qui devaient gérer de très nombreux leads et n’étaient équipées avant de démarrer que de cahiers ou de tableurs. Pour savoir si l’investissement en vaut la chandelle, prenez 15% de votre nouveau business par mois : c’est une bonne approximation du montant maximum que vous pourriez payer chaque mois pour vous équiper d'un logiciel de prospection.

Notre point de vue - La philosophie de noCRM.io

Quand il s'agit de prospection commerciale vous voulez un logiciel qui va être adopté par votre équipe de vente. Vous ne voulez pas que ce soit à votre équipe de changer sa façon de vendre, vous voulez un outil qui s'adapte à votre processus de vente et le rende plus efficace. Vendre ce n'est pas passer son temps à ranger des donnés, vendre c'est savoir relancer le bon prospect, au bon moment, avec la bonne information. Nous pensons que la chose la plus importante est de ne jamais oublier une relance et de s'assurer qu'aucune opportunité ne glisse entre les goutes.

C'est sur cette philosophie que nous avons construit noCRM.io : un logiciel de prospection simple à prendre en main pour en maximiser l'usage, des relances programmées automatiquement sur chaque affaire pour augmenter le taux de closing et des outils de suivi pour le manager pour aider son équipe à devenir encore meilleure. Si vous partagez cette philosophie avec nous alors n'hésitez pas à démarrer un test gratuit et sans engagement en cliquant sur le bouton ci-dessous.

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Sunny
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