Comment construire un bon tableau de suivi de prospection commerciale ?

Un plan de prospection commerciale est établi pour définir des actions commerciales concrètes qui vont permettre d’atteindre les objectifs business de l’entreprise. Ces actions commerciales nécessitent donc un suivi régulier pour être le plus performant possible.

C’est pour cela que la mise en place d’un tableau de suivi de prospection commerciale simple et intuitif est primordial. Nous vous expliquons dans cet article pourquoi et comment construire correctement ce tableau de suivi de prospection commerciale.

Qu’est-ce qu’un tableau de suivi de la prospection commerciale ?

Le plan de suivi de prospection commerciale centralise les informations nécessaires pour coordonner vos actions commerciales. Ce tableau de suivi est indispensable pour piloter votre prospection commerciale : il vous permet de garder un œil sur vos objectifs et/ou sur les objectifs fixés à vos commerciaux.

Non seulement vous connaîtrez facilement la progression de vos actions et les opportunités en cours mais le suivi de prospection commerciale vous aidera à rebondir et faire évoluer votre stratégie selon vos résultats. Prioriser vos prospects chauds, transformer vos opportunités en clients, augmenter le panier moyen de vos ventes, etc. Autant d’actions concrètes qui doivent être mises en place après une analyse de votre tableau de suivi en concordance avec les objectifs énoncés par le plan de prospection commerciale.

Comment créer un tableau de suivi de prospection commerciale ?

Le tableau de suivi de prospection commerciale s’organise selon vos objectifs et les ambitions de votre entreprise mais il doit tout de même contenir des informations capitales, que l’on retrouve dans tout type d’entreprise.

tableau de prospection

Quelles informations doivent figurer dans un tableau de suivi commercial?

Voici une liste non exhaustive des données à faire figurer dans votre tableau de suivi de prospection commerciale :

Les informations de contact de vos prospects et de vos clients

Toutes informations vous permettant d’identifier votre client tel que :

  • le nom de l’entreprise,
  • le secteur d’activité,
  • le prénom et le nom de votre contact au sein de l’entreprise,
  • son poste,
  • une adresse e-mail,
  • un numéro de téléphone,
  • une adresse postale,
  • et toute autre information qui pourrait être nécessaire à votre entreprise pour qualifier et identifier correctement un prospect, comme par exemple : le chiffre d’affaires déclaré, le nombre d’employés, etc.

Le scoring d’un prospect ou d’un client

Tous vos clients n’ont pas la même importance pour votre entreprise selon les objectifs de vente que vous vous êtes fixés. Utilisez un système de notation (= scoring) afin de faire figurer l’importance et la priorisation de traitement de certains prospects pour adapter vos actions et concentrer vos efforts commerciaux de façon plus précise et efficace.

Le potentiel du prospect ou du client

Est-ce un prospect chaud qui a de fortes chances de devenir un client ? Est-ce un client à fort potentiel pour augmenter le revenu de votre entreprise ? Vous devez noter dans votre tableau de suivi le potentiel de vos prospects et de vos clients afin de vous concentrer sur les plus importants. Ce potentiel peut, par exemple, se traduire par un pourcentage attribué à un prospect pour quantifier son potentiel, son intérêt pour votre offre et sa position dans le tunnel de conversion. Cela se traduit par : “pensez-vous que vous avez une chance de signer un contrat avec ce prospect ? et à combien estimez-vous cette réussite ?” Vos commerciaux pourront ainsi privilégier les prospects les plus proches de l’achat.

La source via laquelle le prospect a été générée

Il existe une multitude de canaux pour générer un prospect : la prospection téléphonique, l’emailing, les campagnes en ligne, les réseaux sociaux, etc. Lors du remplissage de votre tableau de suivi de prospection commerciale, noter la source via laquelle vous avez généré votre prospect est essentiel.

Vous saurez dès lors si les actions que vous avez mises en place font leurs preuves et si elles sont en adéquation avec la cible que vous visez. Cette information capitale pour votre suivi de prospection commerciale vous indique si la stratégie mise en place est la bonne et vous permet de rebondir si les actions mises en place ne sont pas fructueuses.

Le statut de vos prospects et clients

Il existe trois statuts pour définir vos prospects, nous pouvons dire que  :

  • ce sont des prospects chauds qui ont un besoin bien défini et qui ont montré un vif intérêt pour vos produits et/ou services ;
  • ce sont des prospects tièdes, c’est-à-dire qu’ils ont montré un intérêt pour votre entreprise mais n’ont pas de réel besoins à court/moyen terme ;
  • ou ce sont des prospects froids, vous avez identifiés lors d’une campagne de prospection commerciale et ils sont dans une phase d’attention qui peut se transformer en intention d’achat.

Le statut d’un prospect est en mesure d’évoluer tout au long de votre prospection commerciale, il est nécessaire de le noter dans votre tableau de suivi afin connaître facilement l’intérêt de ce prospect pour votre offre.

La date à laquelle vous prévoyez une prochaine action

Soyez au clair avec vos futures actions, c’est un gain de temps inestimable et un rappel pour coordonner vos actions. En tant que commercial, il est nécessaire de toujours programmer et prévoir la prochaine action concernant vos prospects pour que ceux-ci ne “dorment” jamais dans votre tableau de suivi de prospection commerciale.

A la fin de chaque échange, vous devrez prévoir l’action à effectuer : faire une relance par mail, prendre rendez-vous, effectuer un rendez-vous, envoyer un contrat, etc. tout en notifiant la date et l’heure à laquelle l’effectuer. Ainsi, tous les matins, vous pouvez débuter votre journée avec une vision claire des tâches à réaliser et vous êtes en mesure de rendre des comptes sur l’avancée de vos actions. Également, grâce à cette organisation, aucun prospect n’est oublié et leurs tableaux de suivi de prospection sont “propres” et précis.

Des commentaires éventuels sur votre prospect / client

L’objectif de votre tableau de suivi de prospection commerciale est de réunir toutes les informations que vous êtes en mesure d’obtenir sur vos prospects et vos clients afin d’être le plus juste possible dans vos actions commerciales et pour déboucher sur une vente.

En complément de toutes les informations qui ont été énoncées précédemment, il est nécessaire de noter tous les commentaires relatifs au prospect/client et à vos précédents échanges. Pour avoir un tableau de suivi complet, pensez donc à ne pas négliger cette partie “commentaires”.

De nombreux outils en ligne peuvent vous accompagner dans votre prospection commerciale, c’est le cas de noCRM.io qui vous propose un logiciel de prospection commerciale complet, facile d’utilisation et spécialement conçu pour les commerciaux. noCRM.io dispose d’un tableau de suivi de prospection intuitif qui vous permet de suivre vos actions de prospection aisément afin de vous concentrer sur les objectifs que vous vous êtes fixés et faire évoluer votre stratégie si besoin est.

Les indicateurs de performance commerciale

Lors de l’élaboration de votre plan de prospection commerciale vous devez vous fixer des objectifs quantifiables et raisonnés qui pourront être revus au fur et à mesure de votre prospection. Afin d’analyser vos performances pour le suivi de votre prospection commerciale, voici les indicateurs à votre disposition :

Le taux de conversion client (Customer Conversion Rate)

C’est un des ratios les plus significatifs suite à vos actions commerciales, il permet directement d’évaluer la stratégie en place et les performances des commerciaux. Le taux de conversion peut avoir deux niveaux différents :

  • le taux de conversion global qui met en lumière directement les clients signés comparés aux prospects initiaux ;
  • le taux de conversion entre chaque étape pour analyser pas à pas le passage d’un prospect froid à prospect tiède puis à un prospect chaud jusqu’à la vente.

Le coût par prospect (Cost per Lead ou CPL)

Le coût par prospect permet d’évaluer l’efficacité de vos actions de prospection commerciale  et de votre organisation. Un CPL bas prouve que votre stratégie est payante pour gagner des prospects. Pour calculer ce ratio vous devez totaliser l’ensemble des coûts engendrés lors de votre prospection commerciale et diviser cette somme par le nombre de prospects acquis quel que soit leur statut.

Le ratio de vente par type de client

De manière générale, conquérir un nouveau prospect est plus compliqué que d’entretenir vos relations et fidéliser vos clients existants. Calculer le ratio de vente par client vous donne une idée de l’évolution de vos canaux d’acquisition. Un mauvais ratio de vente pour vos nouveaux clients peut être amélioré si vous revoyez vos actions commerciales, à l’inverse une diminution de votre ratio sur les clients existants doit vous alerter afin d’en trouver les causes et les solutions potentielles.

Pour compléter cet indicateur vous pouvez également calculer :

  • le taux de fréquence : c’est-à-dire le nombre de commande par unité de temps ;
  • ainsi que le taux d’intensité : soit le montant des commandes par unité de temps.

Ces deux indicateurs supplémentaires vous permettent de garder la main sur l’évolution de vos ventes auprès de vos clients en vous donnant une analyse dans le temps. Vous pourrez ainsi cibler les temps forts selon les clients et leurs secteurs d’activité.

Le taux de recommandation (Net Promoter Score ou NPS)

Pour analyser la qualité de vos services et connaître la satisfaction de vos clients, le taux de recommandation est préconisé. Dès lors, vous saurez si vos clients sont vos prescripteurs et vous recommandent auprès de leurs pairs. Ce taux permet de vous éclairer sur vos relations et de soigner votre réputation auprès des acteurs du secteur dans lequel vous évoluez.

Il existe toute une panoplie d’indicateurs de performance dont nous avons extrait les plus significatifs pour évaluer le suivi de votre plan de prospection commerciale BtoB.

Quels outils utiliser pour votre tableau de suivi de prospection ?

tableau de suivi de prospection

Exemple d’un tableau de suivi de prospection commerciale

Votre tableau de suivi de prospection commerciale peut s’organiser de différentes manières et doit correspondre à vos attentes. Pour vous faire une idée, voici un exemple de tableau bord affichant l’efficacité votre processus commercial comme il est possible d’en configurer simplement dans noCRM.io :

Logiciel de prospection commerciale

Pour effectuer le suivi de votre prospection commerciale de nombreux logiciels sont aujourd’hui mis à disposition des équipes commerciales. Pour autant, souvent compliqué à utiliser les CRM sophistiqués ne conviennent pas aux besoins des commerciaux qui n’ont pas usage de toutes leurs fonctionnalités et manquent de ressources techniques pour leur utilisation.

Le logiciel noCRM.io a été pensé spécialement pour la prospection commerciale : à la fois simple à utiliser et disposant de toutes les fonctionnalités nécessaires pour effectuer un bon suivi des actions commerciales.

Selon vos besoins, deux tarifs sont disponibles sur noCRM.io qui propose aussi une démonstration gratuite afin de tester le logiciel avant achat.

Les avantages d’un logiciel de prospection pour le suivi de vos activités commerciales

Le suivi de votre prospection commerciale est un élément clé dans la réussite de cette dernière, il confirme ou non le bon choix de votre stratégie et l’efficacité de vos actions commerciales.

Opter pour un logiciel de prospection commerciale pour réunir toutes vos données sur un tableau de bord simple et intuitif est la garantie d’un suivi à la fois efficace mais aussi personnalisé.

Chez noCRM.io, nous mettons à disposition des commerciaux de nombreuses fonctionnalités spécialement conçues pour les besoins de ces derniers. De la création d’opportunités à l’analyse de vos données en passant par la planification de vos prochaines actions, noCRM.io à vocation à vous accompagner tout au long de vos actions de prospection commerciale jusqu’au suivi. Découvrez toutes les fonctionnalités du logiciel en détail ici.

Le tableau de suivi de prospection commerciale s’inscrit dans la continuité de vos actions commerciales : en véritable garant du bon déroulement de votre prospection, il doit être mis à jour au fur et à mesure. Indispensable pour évaluer vos actions, il vous permettra de faire évoluer votre stratégie ou de vous conforter dans les choix que vous avez fait. Se faire accompagner d’un logiciel de prospection commerciale vous fera gagner un temps précieux en automatisant certaines tâches pour vous épauler.

En bonus, voici un modèle prêt à l’utilisation de tableau de suivi de prospection commerciale facile à comprendre, utiliser et importer dans noCRM.io. Celui-ci a été élaboré par Wikipreneurs. Téléchargez-le gratuitement ici.

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