Prospection commerciale:
quand Excel atteint ses limites, faut-il passer au CRM?

La façon d’organiser sa prospection commerciale est une question difficile à laquelle toute entreprise est confrontée à un moment de son évolution. Si dans le cadre du suivi de sa prospection le cahier papier disparaît assez vite pour laisser sa place à la feuille Excel, cette dernière a la vie dure. Et soyons honnêtes, si la feuille Excel dure si longtemps c’est qu’elle a de réels avantages :

  • Tout le monde connaît Excel et sait utiliser les fonctions basiques d’un tableur.
  • Très rapide à mettre en place, un tableur est aussi très simple à utiliser
  • Toute l’information est disponible sur une seule page.
  • Le fichier ne vient pas à un coût supplémentaire car en général l’entreprise a déjà une licence office ou accès à Google Spreadsheet.
Néanmoins, même si les feuilles de calculs sont très pratiques, elles n’ont pas la puissance d’un CRM traditionnel. Le format est figé et la feuille de calcul n’est pas connectée aux autres outils du commercial et rarement partagée entre les collaborateurs.

Concrètement :

  • il est très difficile de suivre l’évolution d’un prospect. On peut rajouter des colonnes : commentaire, commentaire 2, commentaire 3 mais on s’aperçoit assez rapidement que ca ne va pas suffire.
  • Chaque commentaire ajouté n’est pas automatiquement daté, la responsabilité en est laissée au commercial. Il est en général difficile de suivre l’historique complet d’une opportunité.
  • Il n’est pas possible d’ajouter des pièces jointes à l’intérieur du fichier excel (par exemple des devis ou des cahiers des charges).
  • Il n’y a qu’une seule façon de voir l’information : sous forme d’un tableau. L’ensemble manque cruellement de statistiques.
Autant dire qu’on sent vite à l’étroit.

Un fichier Excel de prospection est beaucoup plus simple à mettre en place qu'un CRM

Si malgré ces limites contraignantes la feuille Excel résiste si bien, c’est aussi que les alternatives proposées sont souvent bien trop complexes et correspondent mal à la façon de travailler du commercial. L’étape suivante est en général la mise en place d’un CRM pour remplacer la feuille de calcul. CRM étant l’acronyme anglais de Customer Relationship Management, qu’on traduit en Français par GRC : logiciel de gestion de la relation client. Or les entreprises en particuliers les plus petites ont rarement besoin d’un outil de gestion de la relation client, elles ont besoin d’un outil qui les aide à transformer leurs prospects en clients.

La complexité de mise en place et de paramétrage d’un CRM, le nombre de champs et de formulaires à remplir, l’obligation de devoir créer une fiche entreprise, puis d’y ajouter un contact, une opportunité en finalement une tache avant de pouvoir travailler sur un prospect, sont autant de freins à l’adoption de ses outils. Très vite la simplicité de la feuille de calcul est regrettée et le CRM ne devient plus qu’un outil de reporting qui est rempli juste avant la réunion commerciale. Le CRM n’est pas perçu par le commercial comme un outil qui l’aide dans son travail quotidien mais comme une contrainte qui lui est imposé par une direction qui cherche à rationaliser une démarche commerciale qu’elle ne comprend pas toujours.

La simplicité du tableur alié à la puissance du CRM

C’est pour résoudre ce problème que nous avons créé You Don’t Need a CRM, pour combler le fossé entre la feuille de calcul et le CRM, pour rester proche de la façon de travailler des commerciaux tout en les faisant bénéficier de tout ce que peut apporter comme avantages l’informatique moderne. Il s’est agi de concilier le meilleur des deux mondes et d’apporter une approche originale intégralement centrée sur la gestion des opportunité et la simplicité d’usage.

Tout au long du développement de notre solution nous nous sommes attachés à respecter les contraintes suivantes :

  • Simplicité de prise en main.
  • Rapidité de création d’une opportunité sans avoir perdre de temps avec de multiples formulaires. Possibilité de créer le lead automatiquement depuis une carte de visite ou … un fichier ecel.
  • Accès instantané à toutes ses opportunités en cours.
  • Rappels automatiques et synchronisation avec le calendrier.
  • Fournir la possibilité d’interagir avec ses collègues.
  • Permettre au managers d’avoir une vue de l’activité en cours.

Il ne s’agit pas de dérouler une liste de fonctionnalité mais bien de comprendre de quels outils le commercial a besoin et comment on peut l’accompagner dans sa prospection commerciale tel qu’il sait la mener plutôt que d’essayer de lui imposer des processus qui ne sont pas les siens. Il s’agit donc de renforcer le commercial pour le rendre plus efficace et de s’adapter à ses besoins.

Nous avons construit You Don’t Need a CRM sur cette philosophie et pour aider les commerciaux à travailler plus efficacement au quotidien. Si vous aussi vous adhérez à cette analyse alors n’hésitez pas à tester gratuitement notre application en ligne ou à nous contacter pour échanger avec nous.


MarianaSunny Paris - CEO
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