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Confidentialité et droits d'accès

no crm.io permet de paramétrer assez finement les droits d’accès des différents utilisateurs en particulier dans l’édition Expert qui inclut de nombreux réglages spécifiques aux équipes. Les réglages de confidentialité se font à partir de l’Admin > Réglages du compte > Confidentialité.

Vous pouvez changer à tout moment vos réglages et l’application se met à jour immédiatement en conséquence. Vous pouvez donc commencer avec un mode de partage de l’information assez ouvert et passer ensuite à quelque chose de plus restrictif si le besoin s’en fait sentir.

Édition Starter

Dans l’édition Starter vous pouvez choisir entre deux niveaux de confidentialité :

  • Tout est partagé
  • Seuls les admins peuvent voir les éléments des autres utilisateurs

Accès à et édition des éléments d’un utilisateur.

Quand tout est partagé chaque utilisateur peut accéder à toutes les opportunités, à tous les fichiers de prospection, tous les suivis clients … de tous les utilisateurs.

Attention : pouvoir accéder à une opportunité ne vous permet pas pour autant de l’éditer, alors que pouvoir accéder à un fichier de prospection le permet. Cette différence vient du fait que la plupart du temps plusieurs commerciaux doivent pouvoir travailler sur le même fichier de prospection. Les opportunités ne peuvent être éditer que par leur propritaire ou un administrateur du compte.

Propriétés spécifiques des fichiers de prospection.

Quels que soient vos réglages de confidentialité, lorsque vous publiez un fichier de prospection vous pouvez décider de la partager avec tous les autres utilisateurs de votre compte.

Assigning and reassigning leads

Dans la même partie de l’administration vous pouvez choisir de limiter aux administrateurs la possibilité d’assigner des opportunités non encore assignées. Idem pour la re-assignation d’opportunité déjà assignées.

Édition Expert

Partage au niveau des équipes

L’édition Expert permet un contrôle plus fin de l’accès grâce à la fonctionnalité des équipes. Les réglages présents dans l’édition Starter restent valables mais si vous avez créé des équipes vous pouvez dans l'édition Expert définir des règles de partage au niveau des équipes.

Pour pouvoir spécifier des réglages au niveau de l’équipe il faut d’abord que le réglage général de confidentialité soit : « Seuls les Admins peuvent voir les éléments des autres utilisateurs ». A partir de là il est possible de décider si, au sein d’une équipe, vous permettez à tout le monde ou uniquement au managers de l’équipe, d’accéder aux éléments des autres utilisateurs.

Note : quand un utilisateur crée une opportunité, si il appartient à une équipe alors l’opportunité appartient aussi à cette équipe. Si l’utilisateur appartient à plusieurs équipes, il doit choisir à quel équipe appartiendra l’opportunité.

Propriétés spécifiques des fichiers de prospection.

De la même façon que dans l’édition Starter, il est possible à la création d’un fichier de prospection de le partager avec l’ensemble d’une équipe indépendamment des réglages de confidentialité.

Assigner des opportunités non-assignées à une équipe

L’édition Expert permet aux administrateurs d’assigner des opportunités non-assignés à des équipes. En réalité en faisant ça l’opportunité reste non assignée, mais le manager de l’équipe en question (ou l’ensemble des membres de l’équipe selon le réglage) peut à partir de là la voir et l’assigner.

Confidentialité des suivis clients et leur impact sur les opportunités

Les suivis clients fonctionnent exactement de la même façon que les opportunités et se basent sur la même préférence. Cela étant dit, dans un mode de confidentialité strict si Françoise gagne une opportunité et crée ensuite un suivi client qu’elle assigne à Jean alors et Françoise et Jean auront accès à l’opportunité et au suivi client.