Prospección de ventas: cuando el Excel alcanza sus límites, ¿hay que usar un CRM?

Cómo organizar su prospección comercial es un dilema enfrentado por todas las empresas.
Si la hoja de papel es rápidamente reemplazada por el documento Excel, éste tiene una vida muy larga. Y seamos sinceros, si dura tanto tiempo es porque tiene ventajas reales:

  • Universalidad: todo el mundo conoce Excel;
  • Fácil de editar y de configurar;
  • Fácil de acceder a la información, expuesta en una sola página.
Aunque tiene muchas ventajas, rápidamente alcanzamos sus límites. Su formato es plano, no se puede conectar a otras herramientas que un vendedor pueda utilizar, es un tablero.

Concretamente:

  • Es difícil seguir la evolución de un prospecto. El usuario puede añadir columnas “comentario 1”, “comentario 2”, “comentario 3”, pero sabe que no es suficiente.
  • Los comentarios no llevan fecha. El usuario tiene que añadirlo a la mano. En general se utiliza una sola columna para indicar la “fecha de última acción”, lo que impide al usuario tener un acceso completo al histórico de sus acciones.
  • Es imposible anexar documentos, como presupuestos o facturas.
  • Es imposible crear recordatorios o sincronizarlos con su calendario
Rápidamente se alcanzan los límites del Excel.

Un documento Excel de prospección es mucho más fácil de implementar que un CRM

Y, el hecho de que el Excel siga siendo indispensable para muchas empresas se debe a que la mayoría de las soluciones disponibles en el mercado son demasiado complejas y no están pensadas para una actividad de prospección clásica. El siguiente paso suele ser la creación de un CRM (Customer Relationship Management - Gestión de la relación con los clientes). Pero las pequeñas empresas no suelen necesitar herramientas para gestionar sus clientes. ¡Necesitan una herramienta para convertir sus prospectos en clientes!

La complejidad de configuración, la cantidad de campos que rellenar antes de poder empezar a trabajar en un prospecto y la cantidad de objetos que hay que crear: empresa > contacto > oportunidad > To-Do, hacen que la adopción del CRM sea una verdadera pesadilla para los vendedores. Rápidamente echan de menos la simplicidad del Excel y el CRM se convierte en una herramienta de reporting que el vendedor rellena justo antes de una reunión de ventas. No es una herramienta que ayuda a los vendedores, sino un freno impuesto por un equipo de managers en búsqueda de racionalización.

Excel y CRM lo mejor de los dos mundos

Para llenar el hueco entre la simplicidad del Excel y la complejidad del CRM, hemos decidido crear YouDontNeedaCRM.com. Una aplicación en SaaS, totalmente centrada en los vendedores, que reúne lo mejor de los dos mundos:

  • Fácil de adoptar
  • Creación de oportunidades de negocio en segundos
  • Hoja de cálculo integrada
  • Todos los to-dos en una sola página
  • Recordatorios y sincronización con calendario
  • Posibilidad de anexar documentos a cada acción
  • Filtros de búsqueda y exportación de datos
  • Estadísticas

El objetivo de nuestro servicio no es proponer una lista interminable de funcionalidades; es proponer las funcionalidades necesarias para una actividad de prospección eficiente. Como siempre, hemos situado la experiencia del usuario al centro de nuestra herramienta. Le invitamos a probar nuestro servicio y a darnos su feedback.


MarianaMariana Solleiro
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