Listas de prospección, oportunidades de negocio, clientes: cómo organizar sus ventas para obtener mejores resultados con You Don’t Need a CRM.

Como lo sugiere su nombre, You Don’t Need a CRM no funciona como los CRMs tradicionales. El software no ha sido diseñad en torno a la gestión de clientes (customer Management), sino en torno al proceso de venta de un comercial.
El objeto central del software no es el cliente, sino lo que llamamos el “Lead”, es decir la oportunidad de negocio.
En otras palabras, un Lead es la oportunidad de cerrar un nuevo negocio para la empresa.
Así mismo, no todas las oportunidades son iguales: algunas vienen de listas de prospección, otras de clientes existentes – upsell, cross sell o renovación -, otras empiezan con el intercambio de una tarjeta de visita en una reunión o en un evento profesional.
Por mucho que el concepto de lead para construir un software de ventas pueda ser fuerte, necesita añadir dos conceptos más al proceso de venta: las listas de prospección y las fichas de clientes.
El objetivo de este artículo es enseñarles cómo los tres conceptos mencionados arriba se organizan y cómo puede optimizar su proceso de venta al seguir reglas básicas para cerrar más negocios y aumentar la cantidad de clientes en su empresa.

Hacer la diferencia entre Listas de de prospección y oportunidades.


Como explicado anteriormente, existen 3 tipos de prospectos: los que aún no están calificados, los calificados y los clientes existentes. Hagamos un análisis más detallado de cada uno de ellos.

Prospectos no calificados

son los prospectos con los que nunca ha hablado. No sabe si existe una necesidad por su parte, no sabe si su producto podría interesarles pero cree que sí. La primera etapa es entonces calificar a estos prospectos. Para ello, debe entrar en contacto con ellos y obtener una cantidad de información suficiente para entender si merece la pena enviarles más información sobre los productos y servicios que está vendiendo.
En esta etapa, es muy importante olvidarse de los prospectos que no están interesados puesto que su tiempo es limitado y debe enfocarse en los que si lo están. Este tipo de prospectos entra en la categoría “cold calling”. Suelen venir de una base de datos comprada, que consiguió buscando por un cierto tipo de empresas, de una talla específica o que se encuentran en una ciudad específica, etc. Puede obtener mucha información en estas bases de datos, pero lo que no va a saber es si existe una necesidad real, si existe un presupuesto para ello.

Dentro de You Don’t Need a CRM, esos prospectos se quedan en las Listas de Prospección, que son de hecho hojas de cálculo editables en línea. En una página puede reunir una cantidad importante de prospectos, editarlos y elegir en qué orden va a contactarles. Una vez el primer contacto realizado, puede elegir cancelar la línea para no volver a molestar a la persona si no está interesada, o crear un lead calificado haciendo click en el botón (+) presente delante de cada línea.

Separar la fase de clasificación y la fase comercial

Un error muy común consiste en importar una gran cantidad de documentos Excel o un Google Spreadsheet, y transformar todas las líneas en Leads. No debería funcionar así. Uno sólo debe tener como Leads una cantidad razonable y humana para poder luego hacer el seguimiento de forma personalizada.
Si hay demasiados leads dentro del sistema, es posible que diluya la cantidad de oportunidades reales y se olvide de algunas de ellas.

Para poder manejarlo bien, muchas empresas dividen su equipo de ventas en dos partes por un lado los comerciales que están encargados de hacer el cold calling para calificar los contactos, y por el otro los que están encargados de cerrar nuevos negocios usando esos contactos calificados. Por esa razón You Don’t Need a CRM le permite asignar leads creados de una lista de prospección a otro comercial que esté usando del sistema.

Leads (oportunidades de negocio):

Los Leads son prospectos que han pasado por el primer filtro y con los cuales existe una verdadera oportunidad de negocio. Los leads pueden no venir de una lista de prospección. De hecho, existen muchos orígenes posibles:

  • Personas que ha conocido en un evento por ejemplo y con las que ha intercambiado una tarjeta de visita.
  • Visitantes de su página web que han rellenado su formulario de contacto o han pedido un presupuesto.
  • Personas que le han sido presentadas por alguien que conoce.
  • Miembros de su red…
  • Y claro, todas las llamas entrantes.

El trabajo principal de los comerciales es en torno al lead. Ahora que existe una necesidad identificada y recursos, ¿cómo lo vamos a transformar en cliente? Es la hora de actuar sobre el lead y de moverlo por todo el proceso de venta – que habrá creado dentro de la aplicación.

Una de las grandes fuerzas de You Don’t Need a CRM es la de obligarle a definir una próxima acción para cada lead. Siempre existe una próxima etapa con 2 posibilidades: “para hacer (ahora)” o “por hacer”, en cual caso tendrá un alerta para volver a los “para hacer” cuando llegue la hora de la próxima acción.
Esto puede parecer un obstáculo, pero un obstáculo bueno. You Don’t Need a CRM le ayuda a manejar el lead pero no le obliga a crear una tarea manualmente. Siempre que usted crea un lead nuevo, automáticamente es un “to-do”. La única forma de sacarlo de ahí es estableciendo una fecha para la próxima acción, o cerrar el lead porque lo ha ganado, o desafortunadamente lo ha perdido.
Otra gran fuerza del sistema es la vista pipeline. Le permite tener una visión completa de sus leads en una sóla pantalla. Puede entonces decidir con qué leads quiere trabajar primero, cambiarlos de una etapa de venta a la otra con un simple rastreo…

Clientes existentes

los clientes están al centro de los CRM tradicionales, lo que parece lógico puesto que se trata de gestión de clientes (customer relationship Management). Pero, cuando se trata de ventas, los clientes suelen ser sobrevalorados. Perdón por que voy a decir ahora pero, cuando un vendedor gana un lead, le da un poco igual salvo que pueda volver a vender algo a ese mismo cliente.
La importancia del cliente depende mucho del tipo de producto o servicio que está vendiendo. ¿Puede vender varias veces el mismo servicio al mismo cliente? ¿Puede venderle más servicios o productos o se trata de algo único? Lo único que interesa no es el cliente, sino la posibilidad de venderle algo otra vez.
La importancia del cliente depende mucho del tipo de producto o servicio que está vendiendo. ¿Puede vender varias veces el mismo servicio al mismo cliente? ¿Puede venderle más servicios o productos o se trata de algo único? Lo único que interesa no es el cliente, sino la posibilidad de venderle algo otra vez.
Dentro de You Don’t Need a CRM no puede crear clientes, sólo puede crear “Fichas de Clientes”, en las cuales podrá almacenar todos los leads que tenga con un mismo cliente. Como el objetivo del servicio es facilitar el trabajo de los comerciales al reducir la cantidad de campos que tienen que rellenar, sólo deberán crear “Fichas Clientes” si existen al menos 2 leads con el mismo cliente. Hasta entonces, el lead contiene toda la información necesaria. Gracias a las “Fichas Clientes” podrá tener una visión completa de su relación con el cliente, lo que aumentará la probabilidad de volver a cerrar un nuevo negocio con él.

Las “Fichas Clientes” también son muy útiles para renovaciones. Cuando gana un lead, puede crear una copia que se quedará en la “ficha cliente” y “en espera” hasta la fecha de renovación.
De hecho, siempre que elije duplicar un lead, el sistema le sugiere la creación de una ficha cliente de forma muy fluida.



Espero que este artículo le haya ayudado a entender no sólo la filosofia detrás de You Don’t Need a CRM, sino también la forma como debería estructurar su proceso de ventas alrededor de los tres tipos de prospectos: listas de prospección, leads y fichas clientes.
Me gustaría darle las gracias a los 40 clientes que participaron en la Beta de las fichas clientes, ayudándonos a entender sus necesidades y las del mercado en general.

Si aún no es cliente de You Don’t Need a CRM, ahora es el momento ideal para que empiece su periodo de prueba gratis haciendo clic aquí.


MarianaMariana Solleiro
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