Listas de prospecção, oportunidades de negócio, clientes: como organizar as suas vendas para obter melhores resultados.

Como o seu nome indica, a You Don’t Need a CRM CRM não funciona como os CRMs tradicionais. O software não foi pensado para gerir clientes (customer management), mas sim para os vendedores poderem gerir as suas vendas.
O objeto central do sistema não é o cliente mas sim o "Lead", ou seja a oportunidade de negócio. Em outras palavras, um Lead é uma oportunidade de fechar um novo negócio.
Assim mesmo, não todas as oportunidades são iguais: algumas vêm de listas de prospecção, outras de clientes existentes – upsell, cross sell ou renovação -, outras começam com a troca de cartões de visita numa reunião ou durante um evento profissional.
Por muito que o conceito de lead para construir um software de vendas possa parecer forte, é preciso integrar outros conceptos ao processo de venda: as listas de prospecção e os dossiers de clientes (falamos de Dossiers e não de Clientes porque pensamos que existe uma grande diferença, que explicaremos depois).
O objetivo deste "post" é mostrar como os três conceitos se organizam e como pode otimizar o processo de venda ao seguir as regras básicas para fechar mais negócios e aumentar a quantidade de clientes da sua empresa.

Fazer a diferença entre listas de prospecção e oportunidades

Como explicado anteriormente, existem três tipos de prospectos: os que ainda não foram qualificados, os qualificados e os clientes existentes. Vamos analisar melhor cada um deles:

Prospectos não qualificados

são os prospectos com os que nunca conversou. Não sabe se existe uma verdadeira necessidade, não sabe se o seu produto interessa mas acha que sim. A primeira etapa é então qualificar esses contatos. Para isso, precisar entrar em contacto com eles e obter uma quantidade de informações suficientes para entender se vale a pena ou não enviar mais informação sobre os produtos ou serviços que a sua empresa propõe.
Nesta etapa, é muito importante esquecer os prospectos que não estão interessados. O seu tempo é limitado e tem que se concentrar nos contatos que estão interessados.
Este tipo de prospectos entra na categoria “cold calling”. Costumam vir de uma base de dados comprada que obteve ao procurar um certo tipo de empresas, de um tamanho especifico e situadas em tal ou tal região. Pode obter muita informação com essas bases de dados, mas elas nunca vão lhe dar 2 elementos importantes: se existe uma necessidade real, se existe um orçamento.

Dentro da You Don’t Need a CRM essos prospectos ficam nas Listas de Prospecção, que são planinhas editáveis em linha. Em uma só página pode reunir uma quantidade importante de prospectos, editá-los e escolher por que ordem vai contactá-los. Uma vez realizado o primeiro contato, vai cancelar a linha porque não existe interesse, ou vai criar um Lead no sistema clicando no botão (+) porque a pessoa está interessada

separar a fase comercial da fase de qualificação

Um erro muito comum consiste em importar uma quantidade absurda de documentos Excel ou Google Spreadsheet e transformar todas as linhas em Leads. Isso não deveria ser possível pois é humanamente impossível que uma pessoa possa gerir, de forma personalizada, tantos Leads. Se houver leads demais dentro do sistema, pode ser que depois se esqueçam das oportunidades reais.

Para poder gerenciar tudo, muitas empresas dividem a sua equipe de vendas em duas unidades: uma vai fazer a parte do cold calling e a outra vai gerenciar os leads qualificados para tentar fechar novos negócios. Por isso que a You Don’t Need a CRM permite designar leads a outros usuários já dentro da lista de prospecção.

Les Leads (oportunidades de negocio)

os Leads são prospectos que já passaram pelo primeiro filtro, e com os quais existe uma verdadeira oportunidade de negocio. Os Leads podem não vir de uma lista de prospecção. Na verdade, eles têm várias origens:

  • Pessoas que conheceu durante um evento e com quem já conversou.
  • reencheram o formulário de contato ou entraram em contato para pedir um orçamento.
  • essoas que alguém lhe apresentou.
  • Membros da sua rede...
  • E claro, todas as chamadas entrantes.

O trabalho principal dos vendedores é em volta do lead. Agora que existe uma necessidade identificada e recursos, como vamos transformá-lo em cliente? Está na hora de atuar sobre o lead e de fazer com que ele passe por todo o processo de vendas – previamente criado dentro da aplicação.

Uma das grandes forças da You Don’t Need a CRM é a de obrigá-lo a definir a próxima ação para cada lead. Sempre existe uma próxima etapa com 2 possibilidades: “To-Do” (agora) ou “StandBy”. Em todo caso, terá um alerta para voltar aos “To-Do” quando chegar a hora da próxima ação.
Isto pode parecer um obstáculo, mas um obstáculo no bom sentido. A You Don’t Need a CRM ajuda a gerenciar os leads mas não o obriga a criar uma tarefa manualmente. Sempre que você criar um novo lead, este fica automaticamente em “to-do”. A única forma de o tirar de lá é colocando uma notificação para a próxima ação, ou fechando o lead porque fechou negocio, ou infelizmente não fechou.
Outra grande força do sistema é a vista pipeline. Esta viste lhe permite ter uma visão completa dos seus leads em uma só tela. Pode então decidir com que leads quere trabalhar primeiro, mudá-los de uma etapa de venda a outra com uma simples ação de drag and drop.

Clientes existentes

nos CRMs tradicionais, os clientes são o centro do sistema. Até aí, tudo parece normal pois estamos falando de gerenciamento de clientes (customer relationship management). Mas, quando se trata de vendas, os clientes costumam ser sobre-valorizados. Desculpem o meu mas quando um vendedor fecha um negocio, o interesse diminui a não ser que consiga voltar a vender algo a esse mesmo cliente.
A importância do cliente depende muito do tipo de produto ou serviço que está vendendo. Vai conseguir vender varias vezes o mesmo serviço ao mesmo cliente? Pode vender mais serviços ou produtos ou é uma venda única? O único que interessa não é o cliente, mas sim a possibilidade de voltar a vender alguma coisa.
Dentro da You Don’t Need a CRM, não é possível criar clientes. Só pode criar Dossiers Clientes nos quais poderá armazenar todos os leads que tenha com o mesmo cliente Como o objetivo do sistema é facilitar o trabalho dos vendedores e diminuir a quantidade de campos preenchidos, só deverão criar Dossiers Clientes se existirem pelo menos dois leads com o mesmo cliente. Até então o lead contem toa a informação necessária. Graças aos Dossiers Clientes poderá ter uma visão completa da sua relação com o cliente, o que irá aumentar a probabilidade de voltar a fechar negocio com ele.

Os Dossiers Clientes também são úteis para renovações. Quando fecha um negocio, pode criar uma copia que fica dentro do Dossier Cliente em StandBy até a data de renovação.
De fato, sempre que escolher duplicar um lead, o sistema sugere a criação de um Dossier Cliente de forma muito fluida.


Espero que este post tenha ajudado a entender não só a filosofia por trás da You Dont Need a CRM, mas também a formo como deveria estruturar o processo de vendas em torno ao três tipos de prospectos: listas de prospecção, leads e dossiers clientes.
Gostaria de agradecer os 40 clientes que participaram na Beta dos dossiers clientes, ajudando a nossa equipe a entender melhor as suas necessidades e as do mercado de forma geral.

Se ainda não é cliente da You Don’t Need a CRM, agora é o momento ideal para começar o seu período de teste gratuito clicando aqui.

Mariana Solleiro
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