Tout d'abord, une ode à Excel. Le logiciel, créé par Microsoft, est l’un des programmes les plus utilisés au travail. De la création de graphiques à la saisie de données, il couvre un large éventail de domaines et constitue le logiciel de choix pour de nombreuses entreprises.
Même les start-ups et les petites entreprises l'adoptent comme CRM pour gérer leurs prospects. Au début, Excel excelle. C'est un moyen simple et efficace de compiler les prospects sur une feuille de calcul et de suivre leur parcours à travers le processus de vente.
Cependant, à mesure que l'entreprise évolue, le besoin de fonctionnalités avancées se fait sentir. Malgré ses atouts, Excel montre ses limites lorsqu'il est utilisé en tant que CRM. C'est pourquoi il est judicieux de se tourner vers un logiciel personnalisé et spécialisé. Un logiciel qui offre bien plus de fonctionnalités que le CRM Excel - un outil permettant de rationaliser les tâches quotidiennes, d'accroître la productivité des équipes de vente et de maintenir une organisation optimale et centralisée de ses prospects et leads.
Les limites du CRM Excel pour la gestion de la prospection
L'un des principaux avantages d'Excel est sa facilité d'utilisation. Tout le monde peut se familiariser avec le logiciel en peu de temps. La plupart des gens apprennent les bases d'Excel à l'école ou à l'université. Ils sont à l'aise avec le logiciel lors de leur arrivée sur le marché du travail. En termes de ventes, le logiciel fonctionne correctement pour quelques ventes ici et là, mais au moment où vous devez en suivre plusieurs en même temps, le logiciel présente des lacunes notables.
C'est parce qu’Excel n'est pas spécialisé dans la vente, et certaines actions importantes pour les commerciaux ne sont pas incluses dans l'outil.
Autres inconvénients de l'utilisation d'Excel comme CRM
- De nombreuses saisies manuelles de données
Le CRM Excel peut être utilisé pour de nombreuses tâches, mais les représentants commerciaux doivent les effectuer manuellement. En effet, les données que vous souhaitez stocker dans une feuille de calcul doivent être saisies manuellement par les commerciaux. Cela peut devenir chronophage lorsque le volume de données à saisir augmente de manière exponentielle. De plus, cela leur fait perdre du temps, de l'énergie et augmente les chances d'erreurs de saisies.
- Une perte de temps pour les commerciaux
La gestion des prospects et des leads dans un CRM Excel n'est pas la seule chose qui fait perdre du temps aux commerciaux. Il existe de nombreux autres exemples : la création de graphiques pour visualiser des données, de rapports et d'analyses des ventes, la création de factures séparément pour chaque client. Tout cela ne fait que renforcer la frustration des commerciaux, ce qui se traduit à nouveau par un manque d'organisation et des erreurs.
- Un manque de collaboration en temps réel
Bien sûr, les fichiers Excel peuvent être partagés entre commerciaux, mais une collaboration en temps réel ? Excel ne permet pas à plusieurs utilisateurs de travailler dans la même feuille de calcul en même temps. On pourrait se dire : "mais avec Google Sheets c'est possible". Oui, Google Sheets le permet, mais l'outil a moins de fonctionnalités et charge plus lentement lorsque le fichier devient lourd. Si vous êtes un commercial qui doit saisir des données sur Excel, vous devrez attendre votre tour jusqu'à ce que l'autre commercial ait terminé. Ce qui n'est tout simplement pas pratique.
À mesure que votre entreprise grandit et que le nombre de prospects et de clients augmente, Excel devient rapidement insuffisant en tant que CRM. Par exemple, Excel ne vous enverra pas de rappel pour contacter à nouveau un client et réaliser des ventes supplémentaires. Cela signifie que vous passez à côté de réelles opportunités.
De plus, les commerciaux jonglent souvent avec plusieurs prospects simultanément, d'où l'importance d'un système de notification pour leur rappeler les rendez-vous et les appels. Bien qu'il soit aisé pour les équipes commerciales d'intégrer leurs prospects dans Excel, ces derniers risquent d'être négligés lorsque d'autres réunions et tâches prennent le dessus. Davantage de temps est consacré à mettre en place ces notifications plutôt qu'à l'interaction directe avec les prospects.
Vous n'avez pas besoin d'un CRM
De nombreuses entreprises commettent l'erreur de passer directement d'Excel à un logiciel de gestion de la relation client (Customer Relationship Management ou CRM en anglais).
Bien que les logiciels CRM permettent de gérer des prospects, tout comme Excel, ils ne sont pas spécialisés pour les commerciaux et la prospection. Passer à un CRM traditionnel, c'est un peu comme vouloir courir avant de pouvoir marcher.
Un logiciel CRM est beaucoup plus avancé et constitue une solution tout-en-un pour les entreprises ayant de nombreuses activités. Ce dont les petites entreprises ont besoin, c'est d'un juste milieu entre un logiciel CRM et Excel. L'objectif d'une petite entreprise est d'accroître son chiffre d'affaires et d'élargir sa base de clients. Un logiciel CRM est mieux conçu pour maintenir de bonnes relations avec les clients existants, plutôt que pour en acquérir de nouveaux.
Le passage à une solution CRM classique : mauvaise idée ?
Les commerciaux n'apprécient pas l'utilisation des logiciels CRM car ils sont tenus de saisir des quantités considérables de données sur le lead ou le client. Si vous optez pour un CRM traditionnel, ne soyez pas surpris de voir vos représentants commerciaux retourner vers Excel, car ils le trouvent plus facile et bien plus pratique.
Lorsque le moment est venu de passer à un nouveau système, il est important de passer à un logiciel axé sur la simplicité. N'imposez pas à vos commerciaux un outil compliqué - c'est la principale raison pour laquelle ils n'apprécient pas l'utilisation des logiciels CRM.
Un logiciel de prospection commerciale pour remplacer le CRM Excel
Comme mentionné précédemment, Excel présente de nombreux avantages, mais son incapacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à s'intégrer à d'autres applications peut facilement dissuader les commerciaux.
Une fois que votre entreprise a atteint un stade de croissance régulière, elle aura besoin d'un système conçu spécifiquement pour les ventes. Les startups et les PME ont tout intérêt à se tourner vers un logiciel de prospection commerciale pour gérer leurs leads. Ils sont pensés spécifiquement pour répondre aux besoins des commerciaux.
De plus, la majorité des logiciels de prospection sont désormais en mode SaaS (logiciel en tant que service), ce qui signifie qu'ils sont facilement accessibles par les équipes et les responsables.
Voici quelques-uns des avantages qu'un logiciel de prospection commerciale tel que noCRM vous offrira.
Gérez vos prospects efficacement
Tout comme Excel, noCRM dispose de ses propres feuilles de calcul. Conçues pour révolutionner votre processus de travail, elles vous permettent de booster votre efficacité.
Plus besoin de jongler entre les prospects et les leads qualifiés dans une seule feuille de calcul désordonnée. Avec noCRM, vous pouvez séparer de manière très nette les prospects (dans des listes de prospection) et les leads qualifiés (dans des pipelines), ce qui permet de mettre en place des processus ciblés pour chacun d'entre eux.
Dans noCRM, vous pouvez entièrement personnaliser les colonnes des listes de prospection et naviguer entre les prospects en un clin d'œil. De plus, avec la possibilité d'ajouter des commentaires, d'enregistrer des activités et même de lancer des appels ou d'envoyer des e-mails directement à partir de la plateforme, organiser sa prospection n'a jamais été aussi simple.
Et si vous utilisez encore Excel, rassurez-vous. Vous pouvez importer vos leads existants dans noCRM en toute simplicité. Découvrez comment dans la vidéo ci-dessous.
Personnalisez votre processus de vente
La gestion de plusieurs processus de vente et activités dans Excel peut rapidement devenir complexe. Avec un logiciel de prospection comme noCRM, vous obtiendrez des processus de vente personnalisés et une efficacité optimisée.
Avec noCRM, la création et la planification des activités de vente sont un jeu d'enfant. Vous pouvez créer vos propres activités de vente et personnaliser les pipelines pour correspondre à votre parcours de vente unique. Tout ce que vous avez à faire ensuite est de sélectionner les activités à réaliser en un clic et de faire glisser vos leads d'une étape du pipeline à l'autre.
Résultat ? Une équipe plus efficace, équipée des outils dont elle a besoin pour réussir.
Assurez un suivi efficace de vos leads
En tant que commercial, vous devez toujours connaître la prochaine action à réaliser, c'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un outil qui permet de gérer facilement plusieurs leads simultanément.
Chaque lead dans noCRM est accompagné d'une prochaine action à réaliser et d'un rappel, garantissant ainsi que rien n'échappe à votre attention. Avec une visibilité claire sur les leads prioritaires et des rappels automatisés, vos commerciaux ne passent plus à côté d'opportunités de ventes.
Intégrez vos outils préférés et centralisez vos données
Une autre fonctionnalité puissante absente d'Excel est l'intégration avec vos autres outils. Avec un outil comme noCRM, vous pouvez intégrer facilement vos outils de vente préférés, des systèmes VOIP à votre boîte mail et bien plus. En centralisant vos données dans une unique plateforme vous optimisez vos processus et votre productivité.
Automatisez les tâches fastidieuses, envoyez des e-mails et passez des appels directement depuis un seul outil et gagnez un temps précieux pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment - réaliser des ventes.
Travaillez même lors de vos déplacement avec l'application mobile
noCRM.io dispose également d'une application mobile pour que vous puissiez accéder à vos données partout et gérer vos leads à tout moment. Cela est nécessaire notamment pour les commerciaux de terrain. Ils peuvent ainsi répondre et communiquer avec les leads lors de leurs déplacements.
Ne perdez plus de temps à saisir des données et concentrez-vous sur la vente grâce à un outil 100 % dédié aux commerciaux
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Le meilleur moyen de savoir si notre logiciel de prospection commerciale convient parfaitement à votre entreprise est de l'essayer.
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Mariana